DER SCANSERVICE
FÜR IHRE
DOKUMENTE

Ihre Aktenordner brauchen im Büro zu viel Platz und Papierarchive platzen aus allen Nähten?
ScanFuchs bietet Ihnen die smarte Lösung für Ihr analoges Archiv!

Wir wandeln Ihre Aktenordner, Papiere, Mappen oder großformatige Pläne und Zeichnungen in digitale Formate um. Unter Einhaltung unserer hohen Sicherheitsstandards und durch den Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner, die es mit jedem Format aufnehmen. Aufbereitung und Verschlagwortung für eine sortierte Ablage, und mit automatischer Texterkennung (OCR), so dass alle Inhalte auf Knopfdruck auffindbar sind. Garantiert einfach, schnell und komfortabel.

DER SCANSERVICE
FÜR IHRE
DOKUMENTE

Ihre Aktenordner brauchen im Büro zu viel Platz und Papierarchive platzen aus allen Nähten?
ScanFuchs bietet Ihnen die smarte Lösung für Ihr analoges Archiv!

Wir wandeln Ihre Aktenordner, Papiere, Mappen oder großformatige Pläne und Zeichnungen in digitale Formate um. Unter Einhaltung unserer hohen Sicherheitsstandards und durch den Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner, die es mit jedem Format aufnehmen. Aufbereitung und Verschlagwortung für eine sortierte Ablage, und mit automatischer Texterkennung (OCR), so dass alle Inhalte auf Knopfdruck auffindbar sind. Garantiert einfach, schnell und komfortabel.

DS-GVO-konform

Prozessoptimiert

360 Grad-Service

Mit dem ScanFuchs in
3 Schritten zum papierlosen Büro

Papier

Wir analysieren Ihre Aktenbestände und Sie bestimmen den Grad der Digitalisierung

Wir kommen persönlich zu Ihnen, um Ihren Bestand zu sichten und zu analysieren: Welche Art von Akten und Dokumenten vorhanden sind, welche aufbewahrt werden und welche zu digitalisieren sind. Dabei entscheiden Sie den Grad der Digitalisierung und wählen zwischen den papierlosen ScanFuchs Varianten SMART-Akte, BUSINESS-Akte und PROFESSIONELL-Akte. Zur Abstimmung erstellen wir Ihnen für eine Test-Akte einen kostenlosen Probe-Scan. Außerdem besprechen wir, ob und welche Akten Sie alternativ zur Digitalisierung lediglich auslagern möchten, um Platz zu schaffen.
Da oft eine große Unsicherheit über die Aufbewahrungspflichten besteht, beraten wir Sie selbstverständlich über rechtliche Vorgaben, die bei der Archivierung und Digitalisierung Ihres Bestandes zu beachten sind. ScanFuchs garantiert Ihnen den Erhalt hochwertiger Digitalisate – bei Bedarf auch revisionssicher im DMS docudoxx abgelegt.

Dateien

Gemeinsam Unternehmensprozesse optimieren und Übergang gestalten

Für die Digitalisierung nehmen wir die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen unter die Lupe: Welche Personen sollen einen gesicherten Zugriff auf die Informationen bekommen, wie viele sollen gleichzeitig damit arbeiten können und wer bekommt welche Zugriffsrechte eingeräumt. Dabei beachten wir Ihre IT-Infrastruktur und können eventuelles Optimierungspotential erkennen. Durch die Einbindung Ihrer Mitarbeiter*innen in die Projektierung, fällt die Umstellung der Arbeitsschritte von analog auf digital leichter. Gemeinsam definieren wir Ziele, bilden Projektteams und priorisieren Aufgaben. Dann überlassen Sie uns das Verpacken, Abholen, Entklammern, Vorbereiten, Scannen und die Verschlagwortung. ScanFuchs garantiert Ihnen einen gut organisierten Übergang.

360 Grad-Service

Entscheidende Vorteile von ScanFuchs

Unsere Dienstleistungen umfassen jeden Aspekt rund um die Digitalisierung Ihres Archivs: ScanFuchs holt Ihre Unterlagen ab, scannt sie ein und übergibt Ihnen die Digitalisate im gewünschten Format, beispielsweise per Festplatte oder docudoxx-Cloud – geprüft von unserer strengen Qualitätskontrolle. Ihre analogen Unterlagen bringen wir, je nach Auftrag, entweder zurück oder archivieren sie im Sicherheitsarchiv unserer Partners – der documentus GmbH Göttingen. Wobei wir Sie in Folge rechtzeitig an Unterlagen erinnern, deren Aufbewahrungspflicht endet, und diese selbstverständlich  atenschutzgerecht mit Zertifikat zum Nachweis vernichten. Alles, was wir bei Ihnen abholen oder an Sie ausliefern, wird von uns strengstens kontrolliert und mit speziell ausgestatteten Sicherheitsfahrzeugen (GPS Track & Trace) transportiert. ScanFuchs garantiert Ihnen höchste Sicherheit Ihrer Datenbestände.

Archivauflösung?

Wenn Sie dauerhaft Platz schaffen möchten, bieten wir Ihnen mit der documentus GmbH Göttingen die perfekte Lösung: Hier können Sie Akten und Papierberge physisch und sicher lagern, und nach dem Ablauf von Aufbewahrungspflichten die datenschutzgerechte Vernichtung beauftragen.

DIGITALES ARCHIV

4 Dinge, die Sie über ein digitales Archiv wissen müssen

Alles lässt sich digitalisieren -

vom großen Bauplan bis zur kleinen Haftnotiz. Damit kein Eintrag verloren geht und jedes Detail erkennbar bleibt, braucht es einen Scanner, der unterschiedliche Formate übertragen kann – und eine entsprechend sorgsame Vorbereitung der Unterlagen. ScanFuchs sorgt für beides: mit geübtem Auge, dass wirklich alles und in der korrekten Reihenfolge verarbeitet wird; und mit den modernen Hochleistungsscannern, dass von ganz groß bis ganz klein alles erfasst wird.

Scan ist nicht gleich Scan

Mit unseren modernen Hochleistungsscannern erstellen wir bearbeitbare Dateien, die auf Knopfdruck auffindbar sind. So können Sie Ihre Unterlagen einfach so weiter nutzen, wie gewohnt – nur eben digital. ScanFuchs bietet Ihnen mit der so genannten OCR-Technik einen wesentlichen Vorteil gegenüber normalen pdf-Dokumenten, denn durch OCR werden sie durchsuchbar und können ausgelesen werden.

Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften

Digitale Belege unterliegen denselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie Papierbelege und selbst beim sogenannten ersetzenden Scannen nach GoBD-Anforderungen müssen bestimmte Dokumente weiterhin in Papierform aubewahrt werden. ScanFuchs informiert Sie über analoge Unterlagen, die im Original aufbewahrungspflichtig sind und die Sie über unseren Partner documentus GmbH Göttingen rechtskonform und zertifiziert archivieren lassen können. Zu unserem Service gehört, dass Sie jederzeit Zugang bekommen, und dass wir Ihnen (einzelne) Akten ausliefern oder Scan on Demand zustellen.

Digital ist nicht gleich digital

Schließlich haben Sie eine eigene IT-Infrastruktur mit eigenen Programmen. ScanFuchs stimmt genau darauf das Dateien-Format ab, so dass Sie unkompliziert damit arbeiten können. Außerdem können Sie den Speicherort für die Digitalisate wählen, beispielsweise auf einer Festplatte oder in der docudoxx-Cloud, einer web- und app-basierten Plattform für sicheres Dokumentenmanagement.

Smart archivieren mit ScanFuchs

Ihre Unterlagen werden gesichtet, Klarsichtfolien und Klammern entfernt. Dabei belassen wir alles akribisch in der gelieferten Reihenfolge, denn der anschließende Scan-Vorgang kann beliebig zwischen großformatigen Plänen und kleinen Notizzetteln wechseln. Die fertigen Scans werden von uns nach Ihren Vorgaben verschlagwortet und im Format Ihrer Wahl gespeichert: ob auf Festplatte oder in der docudoxx-Cloud, einer sicheren web- und app-basierten Plattform.

PROFITIEREN

Profitieren Sie von
digitalisierten Unterlagen

Effizientere Nutzung von Bürofläche

Sie gewinnen Platz in der direkten Arbeitsumgebung. Alle noch in Papierform aufzubewahrenden Ordner und Dokumente können Sie in Ihrem Archiv einlagern oder extern bei unserem Partner documentus GmbH Göttingen auslagern.

Optimierte Prozesse im Unternehmen

Digitale Dokumente fügen sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag ein. Zeitsparend und mit nur wenigen Klicks lassen sich sowohl Dokumente als auch Schlagworte finden und Inhalte bearbeiten.

Zuverlässig und transparent

Jeden Scanvorgang, den wir bei uns durchführen, dokumentieren wir nachweislich mit Datum und Uhrzeit. Zusätzlich werden 2 – 3 % aller gescannten Dokumente auf ihre Qualität und Lesbarkeit geprüft, bevor wir diese an Sie übergeben.

Datensicherer Umgang

Sie legen fest, wer die Dateien lesen oder bearbeiten darf und wie viele Personen daran gleichzeitig arbeiten können. Eine digitale Datei ist geschützter als ein öffentlich zugänglicher Aktenordner.

Jederzeitiger Zugriff

Sie können es einrichten, ob Sie auch mobil oder außerhalb der Bürozeiten einen Zugriff erlauben. Es entfallen der Weg ins Archiv oder in den Keller sowie der Spruch „suche ich raus, wenn ich wieder im Büro bin“.

Erhöhte Arbeitszufriedenheit

Papierlos kommen alle entspannter durch den Büroalltag. Denn es gibt kein Ärmel hochkrempeln und Stöbern mehr, kein zeitaufwändiges Blättern in diversen Ordnern, kein „das müsste doch hier irgendwo sein“.

Kontakt

Wir sind für Sie da!

Info

E-Mail Adresse

Standort

Im Rinschenrott 2 f
37079 Göttingen

Telefon / Fax

T 0551 384205-70
F 0551 384205-99