DER SCANSERVICE
FÜR IHRE
DOKUMENTE
Ihre Aktenordner brauchen im Büro zu viel Platz und Papierarchive platzen aus allen Nähten?
ScanFuchs bietet Ihnen die smarte Lösung für Ihr analoges Archiv!
Wir wandeln Ihre Aktenordner, Papiere, Mappen oder großformatige Pläne und Zeichnungen in digitale Formate um. Unter Einhaltung unserer hohen Sicherheitsstandards und durch den Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner, die es mit jedem Format aufnehmen. Aufbereitung und Verschlagwortung für eine sortierte Ablage, und mit automatischer Texterkennung (OCR), so dass alle Inhalte auf Knopfdruck auffindbar sind. Garantiert einfach, schnell und komfortabel.
DER SCANSERVICE
FÜR IHRE
DOKUMENTE
Ihre Aktenordner brauchen im Büro zu viel Platz und Papierarchive platzen aus allen Nähten?
ScanFuchs bietet Ihnen die smarte Lösung für Ihr analoges Archiv!
Wir wandeln Ihre Aktenordner, Papiere, Mappen oder großformatige Pläne und Zeichnungen in digitale Formate um. Unter Einhaltung unserer hohen Sicherheitsstandards und durch den Einsatz unserer modernen Hochleistungsscanner, die es mit jedem Format aufnehmen. Aufbereitung und Verschlagwortung für eine sortierte Ablage, und mit automatischer Texterkennung (OCR), so dass alle Inhalte auf Knopfdruck auffindbar sind. Garantiert einfach, schnell und komfortabel.
DS-GVO-konform
Prozessoptimiert
360 Grad-Service
rechtskonform
mit TR-RESISCAN
Mit dem ScanFuchs in
3 Schritten zum papierlosen Büro
Papier
Wir analysieren Ihre Aktenbestände und Sie bestimmen den Grad der Digitalisierung
Wir kommen persönlich zu Ihnen, um Ihren Bestand zu sichten und zu analysieren: Welche Art von Akten und Dokumenten vorhanden sind, welche aufbewahrt werden und welche zu digitalisieren sind. Dabei entscheiden Sie den Grad der Digitalisierung und wählen zwischen den papierlosen ScanFuchs Varianten SMART-Akte, BUSINESS-Akte und PROFESSIONELL-Akte. Zur Abstimmung erstellen wir Ihnen für eine Test-Akte einen kostenlosen Probe-Scan. Außerdem besprechen wir, ob und welche Akten Sie alternativ zur Digitalisierung lediglich auslagern möchten, um Platz zu schaffen.
Da oft eine große Unsicherheit über die Aufbewahrungspflichten besteht, beraten wir Sie selbstverständlich über rechtliche Vorgaben, die bei der Archivierung und Digitalisierung Ihres Bestandes zu beachten sind. ScanFuchs garantiert Ihnen den Erhalt hochwertiger Digitalisate – bei Bedarf auch revisionssicher im DMS docudoxx abgelegt.
Dateien
Gemeinsam Unternehmensprozesse optimieren und Übergang gestalten
Für die Digitalisierung nehmen wir die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen unter die Lupe: Welche Personen sollen einen gesicherten Zugriff auf die Informationen bekommen, wie viele sollen gleichzeitig damit arbeiten können und wer bekommt welche Zugriffsrechte eingeräumt. Dabei beachten wir Ihre IT-Infrastruktur und können eventuelles Optimierungspotential erkennen. Durch die Einbindung Ihrer Mitarbeiter*innen in die Projektierung, fällt die Umstellung der Arbeitsschritte von analog auf digital leichter. Gemeinsam definieren wir Ziele, bilden Projektteams und priorisieren Aufgaben. Dann überlassen Sie uns das Verpacken, Abholen, Entklammern, Vorbereiten, Scannen und die Verschlagwortung. ScanFuchs garantiert Ihnen einen gut organisierten Übergang.
360 Grad-Service
Entscheidende Vorteile von ScanFuchs
Unsere Dienstleistungen umfassen jeden Aspekt rund um die Digitalisierung Ihres Archivs: ScanFuchs holt Ihre Unterlagen ab, scannt sie ein und übergibt Ihnen die Digitalisate im gewünschten Format, beispielsweise per Festplatte oder docudoxx-Cloud – geprüft von unserer strengen Qualitätskontrolle. Ihre analogen Unterlagen bringen wir, je nach Auftrag, entweder zurück oder archivieren sie im Sicherheitsarchiv unserer Partners – der documentus GmbH Göttingen. Wobei wir Sie in Folge rechtzeitig an Unterlagen erinnern, deren Aufbewahrungspflicht endet, und diese selbstverständlich atenschutzgerecht mit Zertifikat zum Nachweis vernichten. Alles, was wir bei Ihnen abholen oder an Sie ausliefern, wird von uns strengstens kontrolliert und mit speziell ausgestatteten Sicherheitsfahrzeugen (GPS Track & Trace) transportiert. ScanFuchs garantiert Ihnen höchste Sicherheit Ihrer Datenbestände.
Archivauflösung?
Wenn Sie dauerhaft Platz schaffen möchten, bieten wir Ihnen mit der documentus GmbH Göttingen die perfekte Lösung: Hier können Sie Akten und Papierberge physisch und sicher lagern, und nach dem Ablauf von Aufbewahrungspflichten die datenschutzgerechte Vernichtung beauftragen.
DIGITALES ARCHIV
4 Dinge, die Sie über ein digitales Archiv wissen müssen
Alles lässt sich digitalisieren -
vom großen Bauplan bis zur kleinen Haftnotiz. Damit kein Eintrag verloren geht und jedes Detail erkennbar bleibt, braucht es einen Scanner, der unterschiedliche Formate übertragen kann – und eine entsprechend sorgsame Vorbereitung der Unterlagen. ScanFuchs sorgt für beides: mit geübtem Auge, dass wirklich alles und in der korrekten Reihenfolge verarbeitet wird; und mit den modernen Hochleistungsscannern, dass von ganz groß bis ganz klein alles erfasst wird.
Scan ist nicht gleich Scan
Mit unseren modernen Hochleistungsscannern erstellen wir bearbeitbare Dateien, die auf Knopfdruck auffindbar sind. So können Sie Ihre Unterlagen einfach so weiter nutzen, wie gewohnt – nur eben digital. ScanFuchs bietet Ihnen mit der so genannten OCR-Technik einen wesentlichen Vorteil gegenüber normalen pdf-Dokumenten, denn durch OCR werden sie durchsuchbar und können ausgelesen werden.
Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften
Digitale Belege unterliegen denselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie Papierbelege und selbst beim sogenannten ersetzenden Scannen nach GoBD-Anforderungen müssen bestimmte Dokumente weiterhin in Papierform aubewahrt werden. ScanFuchs informiert Sie über analoge Unterlagen, die im Original aufbewahrungspflichtig sind und die Sie über unseren Partner documentus GmbH Göttingen rechtskonform und zertifiziert archivieren lassen können. Zu unserem Service gehört, dass Sie jederzeit Zugang bekommen, und dass wir Ihnen (einzelne) Akten ausliefern oder Scan on Demand zustellen.
Digital ist nicht gleich digital
Schließlich haben Sie eine eigene IT-Infrastruktur mit eigenen Programmen. ScanFuchs stimmt genau darauf das Dateien-Format ab, so dass Sie unkompliziert damit arbeiten können. Außerdem können Sie den Speicherort für die Digitalisate wählen, beispielsweise auf einer Festplatte oder in der docudoxx-Cloud, einer web- und app-basierten Plattform für sicheres Dokumentenmanagement.
Smart archivieren mit ScanFuchs
Ihre Unterlagen werden gesichtet, Klarsichtfolien und Klammern entfernt. Dabei belassen wir alles akribisch in der gelieferten Reihenfolge, denn der anschließende Scan-Vorgang kann beliebig zwischen großformatigen Plänen und kleinen Notizzetteln wechseln. Die fertigen Scans werden von uns nach Ihren Vorgaben verschlagwortet und im Format Ihrer Wahl gespeichert: ob auf Festplatte oder in der docudoxx-Cloud, einer sicheren web- und app-basierten Plattform.
rechtskonform
TR-Resiscan
Ersetzendes Scannen
gemäß BSI Richtlinie
Die rechtssichere Archivierung Ihrer Papierdokumente ist teuer und aufwändig? Der Scanfuchs ermöglicht Ihnen eine einfache, sichere und rechtskonforme Digitalisierung Ihrer Akten.
Das Ersetzende Scannen gemäß der Richtlinie TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), auch TR-RESISCAN genannt, können öffentliche Verwaltungen, die Justiz, das Gesundheitswesen und Unternehmen unkompliziert mit ScanFuchs umsetzen.
Mit dem Scanfuchs-Resiscan können Sie Ihre Prozesse digitalisieren und so einfach und kostengünstig Ihre E-Akte führen. Alle bei uns im Einsatz befindlichen Scanner, unsere Software und Prozesse werden einer regelmäßigen Qualitätssicherung von unabhängiger Seite unterzogen. Denn wir wissen das für Dokumente aus dem öffentlichen Umfeld die Rechtssicherheit große Rolle spielt. Für Sie erfüllen wir alle Anforderungen und bieten Ihnen so eine einfache und sichere Möglichkeit, Ihre Dokumente zu archivieren.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Rechtssicherheit: Entspricht den Vorgaben der technischen Richtlinie des BSI
Ökonomisch und zeitsparend durch die Texterfassung mittels optischer Zeichenerkennung (OCR)
Flexibilität: Greifen Sie orts- und zeitunabhängiger auf Ihre digitalisierten Dokumente zu
Scanfuchs Digital kümmert sich um Ihre Akten: Angefangen beim sicheren Transport über die Dokumentenvorbereitung für den Scan-Vorgang bis hin zur Vernichtung der Originalunterlagen.
Wir sind während des gesamten Prozesses Ihr zuverlässiger Partner und beraten individuell und haben Lösungen auf höchsten Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Ihren spezifischen Bedarf.
PROFITIEREN
Profitieren Sie von
digitalisierten Unterlagen
Effizientere Nutzung von Bürofläche
Sie gewinnen Platz in der direkten Arbeitsumgebung. Alle noch in Papierform aufzubewahrenden Ordner und Dokumente können Sie in Ihrem Archiv einlagern oder extern bei unserem Partner documentus GmbH Göttingen auslagern.
Optimierte Prozesse im Unternehmen
Digitale Dokumente fügen sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag ein. Zeitsparend und mit nur wenigen Klicks lassen sich sowohl Dokumente als auch Schlagworte finden und Inhalte bearbeiten.
Zuverlässig und transparent
Jeden Scanvorgang, den wir bei uns durchführen, dokumentieren wir nachweislich mit Datum und Uhrzeit. Zusätzlich werden 2 – 3 % aller gescannten Dokumente auf ihre Qualität und Lesbarkeit geprüft, bevor wir diese an Sie übergeben.
Datensicherer Umgang
Sie legen fest, wer die Dateien lesen oder bearbeiten darf und wie viele Personen daran gleichzeitig arbeiten können. Eine digitale Datei ist geschützter als ein öffentlich zugänglicher Aktenordner.
Jederzeitiger Zugriff
Sie können es einrichten, ob Sie auch mobil oder außerhalb der Bürozeiten einen Zugriff erlauben. Es entfallen der Weg ins Archiv oder in den Keller sowie der Spruch „suche ich raus, wenn ich wieder im Büro bin“.
Erhöhte Arbeitszufriedenheit
Papierlos kommen alle entspannter durch den Büroalltag. Denn es gibt kein Ärmel hochkrempeln und Stöbern mehr, kein zeitaufwändiges Blättern in diversen Ordnern, kein „das müsste doch hier irgendwo sein“.
Kontakt
Wir sind für Sie da!
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Im Rinschenrott 2 f
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